Nakon više od 28 godina iskustva u odvjetničkim društvima, osnivačica Virtine – Martina Arlić odlučila je napustiti korporativni svijet i posvetiti se poduzetništvu. Nezadovoljstvo radnim uvjetima, česti zdravstveni problemi izazvani lošim uvjetima rada te spoznaja da neće moći osigurati dostojanstven život do mirovine, motivirali su je na drastičnu promjenu karijere. Kroz vlastiti obrt, osnovala je Virtinu, koja pruža usluge virtualne asistencije, spajajući svoja dugogodišnja znanja i iskustva u administrativnim, organizacijskim i poslovnim zadacima. U intervjuu dijeli svoje iskustvo s poduzetništvom, izazove s kojima se suočila te kako svojim uslugama pomaže poduzetnicima u njihovom svakodnevnom poslovanju.
Što Vas je potaknulo na osnivanje Virtine i kako ste započeli svoj poduzetnički put?
Nakon više od 28 godina radnog staža u nekoliko odvjetničkih društava, potaknuta nezadovoljstvom radeći za druge, odlučila sam se za poduzetništvo i pokrenuti vlastiti posao kao virtualna asistentica. O toj značajnoj promjeni i velikom koraku razmišljala sam duži vremenski period, međutim odgađala sam ga stalno uvjeravajući samu sebe da će se stvari popraviti.
Kako se to nije dogodilo i kada sam osvijestila činjenicu da ispred sebe imam još više od desetljeća do mirovine, u kojoj ću također morat raditi jer financijski neće biti dostatna za dostojan život, odlučila sam krenuti u svijet poduzetništva.
Osim nezadovoljstva radnim uvjetima (s 28 godina staža imala sam minimalni broj od 20 dana godišnjeg odmora) ono što me također potaknulo, bili su i sve izraženiji zdravstveni problemi nastali kao direktna posljedica loših uvjeta rada kod bivših poslodavaca (nemogućnost korištenja bolovanja, dugotrajno sjedenje, rad pod stalnim pritiskom i multitasking).
Odlučila sam se za poslove virtualne asistencije jer upravo oni predstavljaju cijeli paket svih mojih znanja i vještina koje sam usavršila tijekom svojeg dugogodišnjeg radnog iskustva. U tom razdoblju usavršila sam poslovnu komunikaciju, kao i obavljanje svih vrsta administrativno-financijskih poslova, te ono najvažnije, razvila sposobnost brzog, efikasnog i sistematičnog rješavanja različitih zadataka.
Oduvijek volim red, točnost i organiziranost, kao i pomagati ljudima pa sam te dvije stvari odlučila spojiti u jedno, kroz posao virtualnog asistenta.
Još u razdoblju dok sam radila počela sam proučavati uvjete za dobivanje poticaja za samozapošljavanje od HZZ-a, te upisala dodate edukacije i osposobljavanja iz područja za koja sam smatrala da će mi trebati kao samostalnoj poduzetnici, Internetski marketing i brendiranje, kao i dvije edukacije iz područja virtualne asistencije.
Početkom prošle godine dala sam otkaz, napisala poslovni plan koji mi je pozitivno ocijenjen i na temelju kojeg sam ostvarila pravo na poticaje HZZ-a.
Slijedila je registracija obrta, a nakon toga sam samostalno napravila web stranicu na što sam osobito ponosna, te na njoj počela pisati blog s temama vezanim uz virtualnu asistenciju.
Također sam aktivirala društvene mreže, Facebook, Instagram i LinkedIn, kojeg bih posebno izdvojila jer mi je osobito pomogao s mnoštvom korisnih informacija vezanih uz poduzetništvo, kao i da se povežem s kolegama virtualnim asistentima i potencijalnim klijentima.
Koje su glavne usluge koje Virtina nudi i kako pomažete poduzetnicima u njihovom svakodnevnom poslovanju?
Kroz obrt Virtina nudim usluge virtualne asistencije. Kako u Hrvatskoj još jako velik broj ljudi, pa čak i poduzetnika ne zna točno što taj pojam znači, pojasnit ću da su virtualni asistenti osobe koje za druge poduzetnike obavljaju razne administrativne, organizacijske i ostale poslovne usluge putem interneta i računala, a zovu se virtualni jer posao za klijenta odrađuju on-line.
Napredak tehnologije i interneta omogućio je da se poslovi koji su se nekada mogli obavljati isključivo u uredu, sada mogu raditi i izvan njega, odnosno više nije potrebna fizička prisutnost u uredu.
Te poslove obavljaju putem telefona, e-pošte, raznih online platforma te društvenih mreža, a najčešće rade za samozaposlene osobe, obrtnike, mikro i male poduzetnike, ali mogu biti idealna pomoć i agencijama, udrugama, OPG-ovima, direktorima, menadžerima, te fizičkim osobama.
Ono što ja nudim u obrtu Virtina je obavljanje razne vrste administrativnih zadataka, usluge s područja e-mail managementa, e-mail marketinga, istraživanje tržišta, naplata potraživanja, Lead generation usluge, asistencija poslodavcima u postupku regrutacije i selekcije novih zaposlenika, osobna asistencija, kao i rad u specifičnim aplikacijama kao što su e-Komunikacija, e-Ovrha i Uređena zemlja.
Neki od zadataka koje često radim jesu izrada objava (tekstova i vizuala) za društvene mreže ili web, izrada oglasa za posao, optimizacija LinkedIn profila, poslovna korespondencija, organizacija gmail pretinca, izrada poslovnog potpisa, odgovaranje na mailove, vođenje kalendara, formatiranje i konverzija dokumenata, izrada prezentacija i portoflija.
Obavljanjem ovih usluga pomažem poduzetnicima na način da preuzimam na sebe razne operativne i backoffice poslove kako bi oni dobili vrijeme u kojem se mogu posvetiti obavljanju svoje primarne djelatnosti koja im donosi profit.
Kako vidite ulogu virtualnih asistenata u modernom poslovnom okruženju i koje su prednosti takvog načina rada?
Virtualni asistenti u modernom poslovnom okruženju postali su nezamjenjiv oslonac i podrška brojnim poduzetnicima, osobito onim manjima koji nemaju financijskih mogućnosti ili potrebe za zapošljavanjem stalne radne snage. U svijetu su već duže vrijeme prepoznati kao jedna od najisplativijih opcija za male poduzetnike, a i u Hrvatskoj sve više raste potražnja za njima.
S obzirom na općeprisutnu ekonomsku krizu mislim da će potražnja za ovakvim „outsourcanjem djelatnika“ kojeg plaćate samo kada vam zaista treba, samo rasti, jer značajno smanjuju troškove poslovanja.
Ovakav način rada ima brojne prednosti u odnosu na klasični radni odnos i zaposlenika.
Prije svega to je lokacijska neovisnost jer virtualni asistent svoje poslove obavlja iz svog prostora, sa svojom opremom za rad, tako da klijent za kojega radi za njega nema troškova radnog mjesta, plaće, doprinosa i poreza, bolovanja, godišnjih odmora, regresa, Božićnice, nego plaća samo cijenu za izvršenu uslugu, što mu je u financijskom smislu puno jeftinije nego zaposlenik u stalnom radnom odnosu.
Ne manje važno je da mu takav sistem rada oslobađa puno dodatnog vremena da se može fokusirati na rast svoje tvrtke i svoju primarnu djelatnost kojom se bavi rasterećen od brojnih administrativnih i drugih popratnih poslova koji čine sastavni dio svakog poslovanja.
Tako se virtualni asistent može angažirati i na samo nekoliko sati tjedno što ga čini odličnim izborom za nekoga kome je potrebna pomoć, ali u manjem obimu od punog radnog vremena (osobito samozaposleni obrtnici, mali i srednji poduzetnici), a popis zanimanja u kojima je moguće angažirati VA je jako velik – zubari, psihoterapeuti, odvjetnici, umjetnici, edukatori, ugostitelji, web dizajneri, fitnes trenerii, frizerski i kozmetički saloni, servisi za čišćenje, knjigovođe, IT sektor, udruge.
Najčešće su angažirani za obavljanje poslova koje poduzetnik sam ne stiže obavljati, nije u tom području stručan ili bi mu ti poslovi oduzeli puno vremena koje ovako može koristiti za svoju osnovnu djelatnost koja mu donosi profit, povećanje produktivnosti i akviziciju novih klijenata.
Koje su najveće prepreke s kojima ste se suočili tijekom razvoja Virtine i kako ste ih prevladali?
Sam početak, što se tiče pisanja poslovnog plana i traženja poticaja preko HZZ-a, kao i registracije obrta protekao je u najboljem redu i glatko bez ikakvih problema. Vjerujem da je tome tako, jer sam kroz svoj dosadašnji posao imala puno doticaja s državnim institucijama, a bila sam upoznata i s postupkom registracije gospodarskih subjekata jer sam često radila na registraciji i upisu raznih promjena kod tvrtki u Sudski registar pa mi to područje nije bio strano.
Najveći izazov su mi kao i većini novoregistriranih poduzetnika bile financije i pronalazak klijenata i to onih s kojima mi je ugodno raditi i surađivati. Zato sam odmah na početku krenula s izradom web stranice, te redovito objavljujem sadržaj na svojim društvenim mrežama gdje se trudim objavljivati koristan i edukativan sadržaj.
Od drugih izazova tu su svakako strah od neuspjeha, te borba s perfekcionizmom. Svi znamo da je poduzetništvo, baš poput života, rollercoaster i da ne treba očajavati kada naiđemo na prepreke. Iz svake loše situacije nešto ćemo naučiti i izaći pametniji. Zato se treba oboružati jakim živcima i strpljenjem, jer ni jedan uspjeh ne nastaje preko noći. Nakon neuspjeha, treba se vratiti na tvorničke postavke i nastaviti uporno dalje.
Dok sam bila mlađa, vjerovala sam da je za uspjeh najbitnije znanje, obrazovanje, stručnost, usavršavanje, no ono što sam često puta vidjela u praksi bilo je suprotno od toga. Ne kažem da te osobine nisu bitne i potrebne, ali smatram da nisu presudne za uspjeh. Moj zaključak je da ne opstaju najsposobniji, nego najuporniji.
Također je bitno da od sebe ne očekujemo perfekcionizam, jer je to kontraproduktivno, djeluje na nas kao kočnica i udaljava nas od ciljeva. Moram priznati da se s tim često borim i da sam sama sebi najveći kritičar. Tip sam koji uvijek razmišlja o tome što još ne zna i treba naučiti, a ne onaj koji je svjestan da toliko toga zna u odnosu na druge.
Kako održavate ravnotežu između profesionalnog i privatnog života, s obzirom na fleksibilnost koju pruža rad virtualnog asistenta?
Kako sam zapravo još na početku što se tiče poduzetništva jer moj obrt nije star niti godinu dana, većinu vremena posvećujem poslu. Radim za klijente, ali kako je kod nas virtualnih asistenata, jedan od glavnih uvjeta za uspješnost, naša spremnost na stalnu dodatnu edukaciju i učenje, stalno učim i nadograđujem postojeće znanje. Osim toga dosta vremena trošim i na vođenje poslovanja vlastite tvrtke osobito na marketing i prodaju.
Trenutno u mom životu ne postoje baš jasne granice između privatnog i poslovnog, tim više jer posao, kao i svaki virtualni asistent, obavljam od doma. Tako dan započnem za računalom rješavanjem zadataka, onda ga u jednome trenutku prekinem i odem skuhati ručak ili obaviti kupovinu, pa opet nastavim raditi, ponekad i do kasnih večernjih sati. Sve mi je to isprepleteno i svjesna sam da ću u budućnosti morati postaviti jasnije granice između poslovnog i privatnog, ali za sada je situacija takva kakva je.
Često mi se događa da upravo u trenucima koje planirano odredim za odmor, ne mogu prestati razmišljati o poslu, te mi baš tada počnu navirati misli i nove ideje. Ne jednom, dogodilo mi se da tada pronađem i rješenje nekog problema o kojemu sam ranije bezuspješno mozgala.
Koje su ključne vještine i kvalitete koje smatrate važnima za uspjeh u ulozi virtualnog asistenta?
Da bi virtualni asistent bio uspješan, mora imati razvijene dobre organizacijske i komunikacijske vještine, moć dobrog upravljanja vremenom i poštivanja rokova, određivanja prioriteta, brze prilagodbe, te snalažljivosti i pronalaženja optimalnog rješenja u datom momentu.
Isto tako treba imati tehnička znanja rada u raznim alatima ovisno o specijaliziranim uslugama koje pruža klijentima, te biti spreman na cjeloživotno učenje i nadogradnju postojećih vještina i znanja kroz razne edukacije.
Kako se nosite s povjerljivošću podataka klijenata i osiguravate sigurnost informacija?
Povjerenje je temelj svakog kvalitetnog odnosa, pa tako i onog poslovnog, te znam koliko je važno da svi podaci koje saznam tijekom obavljanja delegiranih zadataka budu povjerljivi i strogo čuvani. Na samom početku suradnje s novim klijentom osim Ugovora o poslovnoj suradnji s klijentom potpisujem i Ugovor o povjerljivosti (NDA) u kojem je jasno definirano što se smatra povjerljivim informacijama i kako će se njima rukovati.
Također bih tu spomenula i korištenje alata poput 1Password ili Bitwarden, dvofaktorsku autentifikaciju za sve važne račune, kao i obavezan antivirusni softver i redovito ažuriranje računala.
Na koji način kontinuirano usavršavate svoje vještine i prilagođavate se promjenama na tržištu?
Promjene na tržištu sve su brže i zahtijevaju kontinuirano praćenje i usvajanje novih znanja. Svoje vještine usavršavam kroz razne oblike edukacija koje redovito pohađam sudjelovanjem na webinarima i konferencijama, čitanjem blogova i članaka iz područja virtualne asistencije i digitalnog marketinga, te aktivnim sudjelovanjem i članstvom u online zajednicama virtualnih asistenata, ali i žena poduzetnica na društvenim mrežama gdje smo podrška jedne drugima i razmjenjujemo iskustva.
Možete li podijeliti neko posebno uspješno iskustvo ili projekt na kojem ste radili kroz Virtinu?
Ono što bih istaknula kao uspješno iskustvo u radu Virtine koja posluje tek osam mjeseci je da sam izuzetno dobro svladala izradu objava za društvene mreže te od brojnim ljudi dobila pohvale da odlično pišem tekstove, ali i da radim inovativne vizuale u programu Canvi. Pa osim što to radim za svoje klijente, dobila sam ponudu i od kolegice koja je također virtualni asistent s puno dužim stažem od mene da isto radim i za potrebe njezinih klijenata.
Koji su Vaši planovi za budućnost Virtine i kako planirate dalje razvijati svoje usluge?
Svakako ću raditi na širenju poslovanja, umrežavanju s potencijalnim klijentima i partnerima, na financijskoj stabilnosti tvrtke, specijalizaciji usluga, te razvijanju pasivnih izvora prihoda. U planu već imam neke nove ideje koje namjeravam ponuditi, ali na njima tek trebam raditi i predstavit ću ih kada budu spremne za tržište.
Svoje usluge planiram razvijati u skladu s potrebama tržišta, ali unutar područja koja su meni osobno interesantna za rad i u kojima mogu ostvariti osobni i profesionalni rast. Jer posao mi sada više nije sinonim za mjesto puno stresa i frustracija, nego mjesto koje mi predstavlja izazov i užitak.
Užitak da trud, znanje i vrijeme ulažem u nešto svoje, a da opet, s druge strane, time također pomažem i klijentima jer im kroz usluge koje pružam olakšavam rad i pomažem da povećaju produktivnost.
Lijepo je vidjeti da je klijent nakon izvršenih zadataka zadovoljan tvojom uslugom i to je najbolja motivacija na nastavim pružati kvalitetnu podršku i raditi na svojem daljnjem usavršavanju i poboljšanju usluga.
Zainteresirani za suradnju sa mnom informacije o meni i mojih uslugama mogu pronaći na webu:
https://virtina.hr/, te na društvenim mrežama – LinkedIn, Facebook i Instagram.
FOTO: Unsplash, Pexels, Martina Arlić
